Perangkat lunak adalah tulang punggung bisnis modern, namun seiring pertumbuhan perusahaan, tumpukan perangkat lunak mereka pun ikut bertumbuh. Hal ini sering kali menimbulkan masalah umum namun mahal—membayar perangkat lunak yang tidak digunakan oleh siapa pun. Jika ini terdengar familier, jangan khawatir. Mengidentifikasi perangkat lunak yang tidak digunakan dan mengatasinya secara efektif dapat menghemat sumber daya dan menyederhanakan operasi Anda.
Berikut adalah tanda-tanda bahwa bisnis Anda mungkin membayar untuk perangkat lunak yang tidak digunakan, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki situasi tersebut.
Tanda Peringatan Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan
Perangkat lunak yang tidak digunakan tidak hanya menghabiskan anggaran Anda; hal ini dapat mempersulit alur kerja dan mengurangi efisiensi. Berikut adalah tanda-tanda utama yang harus diperhatikan:
1. Laporan Penggunaan Rendah
Sebagian besar perangkat lunak modern menyediakan analisis penggunaan. Jika laporan menunjukkan login atau interaksi minimal dari waktu ke waktu, ini merupakan tanda bahaya bahwa tim Anda tidak menggunakan perangkat lunak seperti yang diharapkan.
2. Alat yang Berlebihan
Apakah Anda memiliki beberapa alat yang menjalankan fungsi yang sama? Misalnya, memiliki dua platform manajemen proyek padahal satu platform sudah mencukupi merupakan tanda klasik ketidakefisienan.
3. Langganan yang Terlupakan
Ketika sebuah tim berhenti menggunakan suatu alat tetapi langganan terus diperpanjang secara otomatis, hal ini sering kali luput dari perhatian. Langganan yang terlupakan sangat umum terjadi pada perpanjangan tahunan.
4. Kurangnya Kesadaran Para Staf
Jika karyawan Anda tidak mengetahui perangkat lunak tertentu atau tujuannya, itu tandanya alat tersebut mungkin tidak memberikan nilai bagi bisnis Anda.
5. Biaya SaaS yang Meroket
Peningkatan pengeluaran perangkat lunak yang tiba-tiba atau konsisten tanpa disertai peningkatan produktivitas sering kali menunjukkan perangkat lunak yang kurang dimanfaatkan atau tidak diperlukan.
Biaya Tersembunyi dari Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan
1. Pemborosan Finansial
Perangkat lunak yang tidak digunakan berarti Anda membayar lisensi dan langganan yang tidak memberikan nilai apa pun. Seiring waktu, biaya ini bisa bertambah hingga ribuan, bahkan lebih.
2. Risiko Keamanan
Perangkat lunak yang tidak digunakan sering kali diabaikan dalam pembaruan dan audit rutin, sehingga menimbulkan potensi kerentanan terhadap serangan siber.
3. Kelebihan Kompleksitas
Mempertahankan terlalu banyak alat dapat membuat karyawan kewalahan, mempersulit alur kerja, dan mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
Cara Mengidentifikasi Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan
1. Melakukan Audit Perangkat Lunak
Cantumkan semua alat yang digunakan perusahaan Anda dan evaluasi penggunaannya. Alat seperti platform manajemen SaaS atau perangkat lunak manajemen aset TI dapat mengotomatiskan proses ini.
2. Survei Tim Anda
Tanyakan kepada karyawan tentang alat yang menurut mereka paling berguna dan paling tidak berguna. Terkadang, umpan balik langsung memberikan wawasan yang tidak bisa diberikan oleh analisis.
3. Menganalisis Tumpang Tindih Perangkat Lunak
Cari alat yang menjalankan fungsi serupa dan nilai apakah alat tersebut dapat dikonsolidasikan. Misalnya, dapatkah tim Anda mengganti alat terpisah untuk konferensi video dan pengiriman pesan dengan satu platform?
4. Periksa Catatan Penagihan
Tinjau faktur untuk mengidentifikasi pembayaran berulang untuk alat yang mungkin tidak lagi Anda perlukan. Hal ini sangat penting untuk langganan yang tidak aktif.
Apa yang Harus Dilakukan Tentang Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan
1. Batalkan atau Kurangi Langganan yang Tidak Perlu
Jika alat kurang dimanfaatkan atau berlebihan, batalkan langganan atau turunkan versi ke paket lebih kecil yang sesuai dengan penggunaan Anda sebenarnya.
2. Menetapkan Kembali Lisensi
Lisensi yang tidak digunakan tidak selalu berarti perangkat lunak tersebut tidak diperlukan. Menetapkan kembali lisensi kepada karyawan yang akan menggunakannya memastikan Anda memaksimalkan nilai.
3. Konsolidasi Alat
Jika Anda menggunakan beberapa alat untuk tujuan serupa, pertimbangkan untuk menggabungkannya ke dalam satu platform yang lebih komprehensif.
4. Bermitra dengan Pakar Seperti Vertice
Mengoptimalkan pembelanjaan perangkat lunak Anda dapat memakan waktu dan rumit. Layanan seperti Vertice berspesialisasi dalam membantu bisnis mengidentifikasi perangkat lunak yang tidak digunakan, mengurangi biaya, dan menyederhanakan manajemen vendor.
5. Menetapkan Proses Pemantauan
Untuk mencegah pemborosan di masa depan, terapkan audit perangkat lunak dan tinjauan penggunaan secara berkala. Tetapkan seseorang untuk mengawasi langganan dan memastikan langganan tetap relevan dengan kebutuhan bisnis.
Manfaat Jangka Panjang Mengatasi Perangkat Lunak yang Tidak Digunakan
1. Penghematan Biaya
Menghilangkan alat yang tidak terpakai atau menegosiasikan ulang izin dapat mengurangi biaya operasional Anda secara signifikan.
2. Peningkatan Produktivitas
Tumpukan perangkat lunak yang disederhanakan memudahkan karyawan untuk bernavigasi, sehingga menghasilkan alur kerja yang lebih cepat dan produktivitas yang lebih besar.
3. Peningkatan Keamanan
Lebih sedikit alat berarti lebih sedikit potensi titik masuk ancaman cyber, sehingga meningkatkan postur keamanan organisasi Anda secara keseluruhan.
4. Hubungan Vendor yang Lebih Baik
Meninjau kebutuhan perangkat lunak Anda secara rutin dan membatalkan langganan yang tidak perlu memungkinkan Anda memfokuskan sumber daya untuk membangun kemitraan yang lebih kuat dengan vendor yang benar-benar menambah nilai.
Kesimpulan
Perangkat lunak yang tidak digunakan akan menguras sumber daya secara diam-diam sehingga tidak ada bisnis yang dapat mengabaikannya. Dengan mengidentifikasi tanda-tandanya, melakukan audit rutin, dan mengambil tindakan, Anda dapat mengoptimalkan tumpukan perangkat lunak Anda dan memastikan setiap alat memberikan nilai.
David Sebelumnya
David Prior adalah editor Today News, bertanggung jawab atas keseluruhan strategi editorial. Dia adalah jurnalis berkualifikasi NCTJ dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, dan juga editor judul berita hiperlokal pemenang penghargaan Altrincham Today. Profil LinkedIn-nya ada di sini.